Requisition – กระบวนการขอซื้อ

กระบวนการขอซื้อ (Requisition) คือกระบวนการที่องค์กรหรือบริษัทใช้เพื่อขออนุมัติการซื้อสินค้าหรือบริการก่อนที่จะดำเนินการสั่งซื้อจริง ๆ กระบวนการนี้มักถูกใช้เพื่อให้ความชัดเจนและควบคุมความพร้อมของการซื้อในองค์กร รวมถึงให้ความรับผิดชอบในการเสนอแนะ อนุมัติการจัดซื้อในระดับที่เหมาะสมกับการควบคุมทรัพยากรการเงินในองค์กร

กระบวนการขอซื้อสามารถรวมถึงขั้นตอนต่อไปนี้

1. สร้างความต้องการ แผนกหรือทีมงานที่มีความต้องการสินค้าหรือบริการจะต้องสร้างความต้องการ ระบุรายละเอียดเกี่ยวกับสินค้าหรือบริการที่ต้องการ รวมถึงปริมาณ คุณภาพ ราคา และข้อกำหนดอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้อง

2. การร้องขออนุมัติ ความต้องการที่สร้างขึ้นจะต้องร้องขออนุมัติจากผู้บริหารหรือผู้มีอำนาจในการอนุมัติการซื้อ เอกสารที่ใช้ในขั้นตอนนี้เรียกว่า “ใบขอซื้อ” (Purchase Requisition) ซึ่งระบุรายละเอียดความต้องการ รองรับการตรวจสอบและอนุมัติ

3. การอนุมัติ ผู้บริหารหรือผู้มีอำนาจในการอนุมัติจะตรวจสอบ พิจารณาใบขอซื้อ หากเห็นสมควร สอดคล้องกับแผนการจัดซื้อและงบประมาณที่มีอยู่ พวกเขาจะอนุมัติใบขอซื้อซึ่งสามารถดำเนินการต่อไป

4. การสรรหาผู้ขาย หลังจากได้รับอนุมัติในการซื้อ องค์กรจะเริ่มกระบวนการสรรหาผู้ขายที่เหมาะสม โดยการเปิดประกาศหรือขอใบเสนอราคาจากผู้ขายที่สนใจ

5.  การเปรียบเทียบและเลือกผู้ขาย ผู้ขายที่สนใจจะถูกเปรียบเทียบตามเกณฑ์ที่กำหนดไว้ ผู้ที่เสนอราคาที่ดีที่สุดหรือที่เหมาะสมที่สุดจะได้รับการเลือกเป็นผู้จัดจำหน่าย

6. การสั่งซื้อ หลังจากเลือกผู้ขายแล้ว องค์กรจะส่งคำสั่งซื้อ (PO) ไปยังผู้ขาย ซึ่งระบุรายละเอียดสินค้าหรือบริการ ปริมาณ ราคา และเงื่อนไขการส่งมอบ

7. การตรวจรับสินค้า หลังจากสินค้าหรือบริการถูกส่งมอบ องค์กรจะตรวจสอบความถูกต้อง คุณภาพของสินค้าหรือบริการตามที่ระบุในคำสั่งซื้อ

8. การชำระเงิน หลังจากการตรวจรับ การตรวจสอบครบถ้วนแล้ว องค์กรจะทำการชำระเงินตามข้อกำหนดที่ระบุในคำสั่งซื้อ

กระบวนการขอซื้อเป็นส่วนสำคัญในการจัดการการจัดซื้อขององค์กรเพื่อให้มั่นใจว่าสินค้าหรือบริการที่จะได้รับมีคุณภาพและราคาที่เหมาะสม นอกจากนี้ยังช่วยในการควบคุมการใช้งบประมาณและความปลอดภัยในการดำเนินการซื้อขายในองค์กร