Purchasing – กระบวนการสั่งซื้อ
กระบวนการสั่งซื้อ (Purchase Order Process) เป็นกระบวนการที่องค์กรหรือบริษัทใช้ในการส่งคำสั่งซื้อเพื่อซื้อสินค้าหรือบริการจากผู้ขาย กระบวนการนี้เป็นขั้นตอนสำคัญในการจัดหาสินค้าหรือบริการที่ต้องการในองค์กร
กระบวนการสั่งซื้อมีขั้นตอน ดังนี้
- รับความต้องการ กระบวนการสั่งซื้อเริ่มต้นด้วยการรับความต้องการจากแผนกหรือพนักงานที่ต้องการสินค้าหรือบริการต่าง ๆ หรือวัสดุใด ๆ ที่จะถูกสั่งซื้อ ความต้องการนี้จะรวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับปริมาณ รายละเอียด และสเปคความต้องการทั้งหมด
- การสร้างคำสั่งซื้อ หลังจากรับความต้องการองค์กรจะสร้างคำสั่งซื้อ (Purchase Order) โดยระบุรายละเอียดของสินค้าหรือบริการที่ต้องการ รวมถึงปริมาณ ราคา ระยะเวลาส่งมอบ และเงื่อนไขอื่น ๆ
- การอนุมัติ คำสั่งซื้อจะต้องผ่านกระบวนการอนุมัติที่กำหนดไว้ในองค์กร ซึ่งอาจมีการอนุมัติจากผู้บริหารหรือผู้มีอำนาจที่ได้รับมอบหมาย
- การส่งคำสั่งซื้อ คำสั่งซื้อจะถูกส่งให้ผู้ขายที่ถูกเลือกในกระบวนการสรรหาผู้ขาย ผู้ขายจะได้รับคำสั่งซื้อและต้องยอมรับการดำเนินการตามคำสั่งซื้อดังกล่าว
- การรับสินค้าหรือบริการ เมื่อสินค้าหรือบริการถูกส่งมอบแล้ว องค์กรจะต้องทำการรับสินค้าหรือบริการนี้ โดยตรวจสอบว่าสินค้าหรือบริการมีคุณภาพตามที่ระบุในคำสั่งซื้อ และจะต้องทำบันทึกเกี่ยวกับการรับสินค้าหรือบริการนี้.
- การชำระเงิน เมื่อการรับสินค้าหรือบริการถูกตรวจสอบและยอมรับแล้ว องค์กรจะทำการชำระเงินตามเงื่อนไขที่ระบุในคำสั่งซื้อ การชำระเงินนี้อาจเป็นการชำระเงินทันทีหรือตามข้อตกลงระยะเวลาของผู้ขาย
- การบันทึกและการประเมินผล องค์กรจะทำการบันทึกข้อมูลเกี่ยวกับการสั่งซื้อ เช่น คำสั่งซื้อ การรับสินค้า การชำระเงิน เพื่อใช้ในการติดตามและการประเมินผลกระบวนการสั่งซื้อในแต่ละครั้ง
- การปรับปรุงกระบวนการ กระบวนการสั่งซื้อจะต้องมีการปรับปรุงเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพ และความเร็วในการดำเนินการ หรือการใช้เทคโนโลยีหรือแนวทางที่ดีกว่าตลอดเวลา
กระบวนการสั่งซื้อเป็นกระบวนการสำคัญในการจัดหาสินค้าและบริการในองค์กร ซึ่งมีเป้าหมายในการทำให้การจัดหาเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพและควบคุมการใช้งบประมาณได้ดีที่สุด